Gemeenten móeten in actie komen met SvhSD versie 19
De regels zijn al jaren duidelijk: volgens de AVG mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is en de Archiefwet verplicht zelfs dat dossiers na afloop van de bewaartermijn worden vernietigd. Toch is het opschonen en archiveren in de praktijk voor veel gemeenten een onzichtbare uitdaging gebleven. Niet omdat ze niet willen, maar omdat de software simpelweg niet geschikt was om dit goed te regelen.
Met Suites voor het Sociaal Domein (SvhSD) versie 19 – die volgens planning begin juli wordt uitgeleverd – komt daar verandering in. Wat ooit een papieren verplichting was, wordt nu door de techniek afdwingbaar. De tijd van uitstel is voorbij.
De grootste verandering in versie 19 is dat elk werkproces verplicht gekoppeld moet worden aan een resultaatcode. Die code bepaalt automatisch de juiste bewaartermijn uit de officiële selectielijst. En zonder die code? Dan kun je het proces niet meer afsluiten.
Voor veel gemeenten betekent dit een enorme operatie. Alle actieve processen – vaak honderden tegelijk – moeten vóór de overstap worden gecontroleerd en voorzien van de juiste codering. Dit is een forse operatie.
De omvang van deze operatie is gigantisch, want het gaat hier niet alleen om een documentje of een beschikking die opgeschoond moet worden, maar het hele werkproces inclusief historie, afspraken, bewijsstukken, notities etc. Hoewel versie 19 vooral gericht is op de werkprocessen, is het een eerste, gefaseerde stap naar verdere opschoning zoals uitkeringen, debiteur- en crediteurgegevens en voorschotten in de toekomst.
De complexiteit wordt verder vergroot door de regels van de Archiefwet zelf. Bewaartermijnen kunnen variëren op basis van jaartallen; zo kan een proces van vóór 31 december 2016 een bewaartermijn van 7 jaar hebben, terwijl een proces van één dag later (in 2017) slechts 5 jaar bewaard hoeft te worden. Het handmatig uitzoeken en koppelen van al deze regels aan elk proces is niet alleen enorm tijdrovend, het is in veel gevallen onmogelijk.
Waar gemeenten eerder de dans ontsprongen omdat de techniek achterbleef, is dat excuus nu weg. Versie 18 van SvhSD zette al een stap in de goede richting, maar met versie 19 is er geen ontkomen meer aan. Nu de techniek het mogelijk maakt, ligt controle op de loer. Reken erop dat accountants, auditors en toezichthouders hier de komende tijd scherper op gaan sturen.
De oproep is dan ook duidelijk: Wacht niet tot het moment dat het moet en je processen vastlopen of je bij controles in de problemen komt. De voorbereidingen moeten nu al in volle gang zijn. Gelukkig hoef je dit niet alleen te doen.
Het automatiseren van de koppeling van resultaatcodes, bijvoorbeeld met behulp van scripts zoals die door Infradax Overheid zijn ontwikkeld, zorgt niet alleen voor een aanzienlijke tijdsbesparing maar ook voor zekerheid dat elk werkproces correct wordt afgesloten. Deze bewezen methodes zijn al succesvol toegepast bij meerdere gemeenten.
Bereid je gemeente voor op SvhSD versie 19 om vervelende verrassingen te voorkomen en eindelijk te voldoen aan de jarenlange, maar nu onvermijdelijke, archiveringsplichten. De tijd van “ermee wegkomen” is voorbij.
Bel, mail of maak een (online) afspraak.
Huub Habets
Consultant
* Verplicht in te vullen
