Burgers hoeven steeds minder vaak in de rij te staan bij een fysieke gemeentebalie. Leve de digitale dienstverlening! Wat nog wel beter kan? Het intern aanbieden van digitale werkplekken die medewerkers helpen om de digitale dienstverlening naar een nog hoger niveau te tillen.
Met videocamera’s nummerborden scannen en volledig geautomatiseerd parkeerboetes uitdelen. Hoewel dit een voorbeeld is waar niet elke burger blij mee zal zijn, laat het wel zien hoe ver sommige gemeentes al zijn met het digitaliseren van processen.
Maar als het gaat om het aanbieden van digitale werkplekken, blijkt de lokale overheid wat minder voortvarend te zijn. Aan de ambities van gemeentes ligt dat niet. Ze willen graag dat hun medewerkers locatieonafhankelijk kunnen werken, ook via een mobiel device. Maar hoe zorg je ervoor dat ze dat op een veilige en betrouwbare manier kunnen doen? En hoe zorg je voor een goed applicatiebeheer, met de nodige aandacht voor gebruikersgemak? Het is best complexe materie en gemeentes willen daarbij niet over één nacht ijs gaan.
“Vergeleken met het bedrijfsleven is de lokale overheid inderdaad nog niet zo ver als het gaat om het aanbieden van digitale werkplekken,” bevestigt Tanya Bondarouk, professor Human Resources Management bij Universiteit Twente. “En dat is een probleem”, stelt ze. “Om jonge talenten aan te kunnen trekken, moet je ze een werkomgeving kunnen bieden waarin ze volop gebruik kunnen maken van de digitale mogelijkheden. Zij willen de vrijheid hebben om te werken waar en wanneer ze willen. Dat vinden ze vanzelfsprekend. En met de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het nog eens extra belangrijk om daar als gemeente aandacht aan te besteden.”
“Bij de ontwikkeling van digitale werkplekken moet de focus niet op het besparen van kosten liggen”, vervolgt ze. “Dat is echt een verkeerde motivatie. Je moet medewerkers een werkplek bieden die ze helpt om de dienstverlening naar burgers te verbeteren. Dát moet het uitgangspunt zijn. Mijn advies daarbij is om HRM nauw bij de ontwikkeling en lancering van digitale werkplekken te betrekken. Medewerkers krijgen namelijk te maken met een nieuwe werkwijze. Dat kan ook weerstand oproepen. Je moet dus goed kunnen uitleggen waarom zij een digitale werkplek krijgen en wat het doel daarvan is. Je moet de waarom-vraag goed kunnen beantwoorden. Daarbij moet dat antwoord aansluiten bij de persoonlijke behoeftes van medewerkers. Hoe beter ze weten wat een digitale werkplek ze te bieden heeft, hoe groter de kans op een snelle acceptatie van die nieuwe werkwijze. Als HRM de wensen van medewerkers goed in beeld heeft, kan ze daar samen met de IT-afdeling op inspelen.”
We zoomen even uit. Want wat zijn voor gemeentes de grootste uitdagingen bij de digitalisering van werkplekken? Om te beginnen houden zij zich met veel verschillende onderwerpen bezig: van paspoortaanvraag tot gemeentelijke belasting en van milieuzaken tot sociale dienst. Bij een gemiddelde gemeente draaien er al snel zo’n 200 verschillende applicaties. Dat zijn er veel meer dan bij een gemiddeld bedrijf. Vaak gaat het daarbij om applicaties die privacygevoelige informatie bevatten. Neem de applicatie die gemeentes gebruiken voor paspoortaanvragen: die moet natuurlijk heel goed dichtgetimmerd zijn. En dat betekent ook dat alleen bevoegde medewerkers toegang mogen krijgen tot deze applicatie. Daarbij moeten zij altijd de meest recente versie hebben, waarbij ook de laatste veiligheidsupdates zijn doorgevoerd. Een uitdaging voor de IT-afdeling van gemeentes, want dat beheer moet regelmatig ’s nachts en in de weekenden gebeuren. Daarbij moeten ze ervoor zorgen dat alle systemen en alle processen goed op elkaar zijn afgestemd. En wie mag wat op welk moment? Ook dat moet goed geregeld zijn. Alles bij elkaar is dat een ingewikkelde klus die gemeentes dan ook graag uitbesteden. Aan Infradax Overheid bijvoorbeeld.
Filters
Blog
Geïnteresseerd?
info@infradaxoverheid.nl
+31 88 91 09 101
* Verplicht in te vullen
